تؤمن مجموعة ويكيميديا في مصر بأهمية دورها ككيان يحتضن المتطوعين في مجال المعرفة، ويعمل أعضاؤه بروح الفريق الواحد. وانطلاقًا من إيمانها بأهمية دعم المتطوعين وإزالة العقبات التي قد تحد من قدرتهم على المشاركة والعطاء، تسعى المجموعة إلى تيسير سبل العمل التطوعي من خلال تحمل بعض الأعباء والمصروفات المرتبطة بالأنشطة التطوعية، وإزالتها من على كاهل المتطوعين مما يتيح لهم التفرغ لأداء أدوارهم التطوعية، ويتم ذلك في إطار يحافظ على جوهر العمل التطوعي وطبيعته القائمة على المبادرة والعطاء دون مقابل مالي. ولذلك تم إطلاق فكرة دعم احتياجات المتطوعين وهي متاحة حصراً لأعضاء المجموعة.
هذه الخدمة ليست مخصصة لتلبية مصروفات لتلبية كل مصروفات المتطوعين بل يتم فقط تلبية بعض الحالات الطارئة أو العاجلة التي قد تكون عائق أمام نشاط أحد المتطوعين، لأن ميزانية المجموعة محدودة ولا يمكنها بالتأكيد تغطية كافة المصروفات لكل المتطوعين، ولذلك يجب التعامل مع هذه الخدمة بجدية وتركيز لضمان توزيع عادل على الجميع.
هذه الخدمة ليست مخصصة لدفع تكاليف أو تطبيق أفكار أو مشاريع لخدمة المجموعة، حيث أن هذا الأمر له برنامج خاص ويخضع لمشروع المنح الصغيرة.
أولًا: الغرض من البند
تخصص المجموعة بندًا لدعم بعض الاحتياجات الصغيرة والضرورية التي قد تعيق المتطوع عن أداء مهامه أو تعيق المشاركة الفعالة في أنشطة المجموعة، وذلك في إطار دعم العمل التطوعي، مثل حدوث عطل مفاجئ في الجهاز المستخدم في النشاط وبحاجة لمصروفات أو شراء قطع بديلة، أو سداد فواتير متأخرة نتيجة ظروف خاصة، أو شراء تذاكر أو كتاب أو دفع بعض الرسوم.
يهدف هذا البند إلى إزالة العوائق التشغيلية البسيطة أمام المتطوعين أو الحالات الطارئة، وليس إلى تقديم مكافآت أو منح أو بدلات مالية لهم.
ثانيًا: نطاق الدعم
يجوز للمجموعة – وفقًا لإمكاناتها المالية وطبيعة النشاط – تحمل تكلفة بعض المصروفات والاحتياجات المرتبطة مباشرة بالمشاركة التطوعية، ومن ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
- سداد فاتورة خدمة الإنترنت لازمة لتنفيذ مهام أو نشاط للمجموعة.
- شراء قطعة أو إكسسوار أو مستلزم بسيط للجهاز الذي يستخدمه المتطوع في أداء مهامه.
- توفير أدوات أو مستلزمات ضرورية لإتمام مهمة تطوعية محددة.
- تحمل تكلفة خدمة أو احتياج تشغيلي صغير يكون وجوده ضروريًا لاستمرار المتطوع في أداء دوره.
- أي احتياج مشابه تراه الإدارة مرتبطًا بشكل مباشر بالمشاركة أو النشاط التطوعي.
ثالثًا: ضوابط الاستفادة
1) بالنسبة للعضو:
- يجب أن يكون العضو مشترك بالمجموعة فترة لا تقل عن 6 شهور.
- يجب أن يكون العضو نشط وسبق له المشاركة في إحدى أنشطة المجموعة.
- ان يكون عضو ذو سمعة جيدة و ولم يصدر قرار عقابي ضده خلال 12 شهر.
- ألا يكون قد سبق له تقديم نفس الطلب في أخر 12 شهر.
- يحق لكل عضو عدد محدد من الطلبات بحسب ما تقرره الإدارة، وذلك لضمان عدالة التوزيع على الجميع.
- لا يترتب على حصول المتطوع على الدعم أي حق مكتسب في الحصول على دعم مماثل مستقبلًا.
2) بالنسبة للدعم:
- أن يكون الاحتياج مرتبطًا بصورة مباشرة أو واضحة بنشاط تطوعي أو مهمة لصالح المؤسسة.
- أن يكون الاحتياج ضروريًا أو مساعدًا بصورة معقولة على استمرار المتطوع في أداء مهمته.
- ألا يكون الدعم مقابلًا ماليًا لجهد المتطوع أو مكافأة له عن عمله.
- لا يُصرف الدعم نقدًا للمتطوع متى أمكن للمجموعة شراء الاحتياج أو سداد التكلفة مباشرة.
- ضرورة توفير فاتورة بعد الدفع وذلك لإثباتها في السجلات المالية للمجموعة، يستثنى من ذلك مصروفات متناهية الصغر بحسب تقدير المسئول.
- يخضع الدعم لتوفر المخصص المالي والموافقة الداخلية المعتمدة.
- يراعى في قيمة الدعم أن تكون مناسبة للحاجة وألا تتجاوز الحد المعقول أو المخصص لهذا البند.
رابعًا: آلية طلب الدعم
الخطوة الأولى:
الحصول على الموافقة أولاً عبر إرسال الطلب موضحاً فيه:
- طبيعة الاحتياج.
- علاقته بالمهمة أو النشاط التطوعي.
- التكلفة التقديرية.
الخطوة الثانية:
يتم دراسة الطلب وفقاً للقواعد والميزانية المعتمد، ثم يتم الرد خلال 24 – 48 ساعة بقبول أو رفض الطلب، أو بطلب مزيد من المعلومات.
الخطوة الثالثة:
في حالة الموافقة سيقوم أحد المسئولين بالمجموعة بسداد التكلفة مباشرة، ولا يطلب من المتطوع أي شيء بعد ذلك.
وفي حالة ضرورة قيام المتطوع بالدفع أو الشراء بنفسه، يمكنه السداد من ماله الخاص ثم تحويل القيمة له لاحقاً، أو تحويل القيمة المالية له مسبقاً بحسب طبيعة الطلب وبحسب تقدير المسئول.
خامسًا: ما لا يشمله البند
لا يُستخدم هذا البند في:
* صرف رواتب أو مكافآت أو بدلات للمتطوعين.
* تقديم مبالغ نقدية غير مرتبطة باحتياج تطوعي محدد.
* تغطية المصروفات الشخصية العامة للمتطوع.
* شراء مقتنيات شخصية لا ترتبط بمهام المؤسسة.
* تقديم دعم دوري أو ثابت لمجرد العضوية في المؤسسة.
سابعًا: المسئولية والشفافية
إساءة استخدام هذا البند:
إذا تبين لإدارة المجموعة إساءة استخدام هذا البند من قبل أي متطوع والإخلال بالشروط سيتم حرمان المتطوع من أي الاستفادة من هذا البند بشكل دائم، أو اتخاذ قرار تأديبي ضد من قبل مجلس الأمناء.
العدالة والشفافية:
تلتزم المجموعة بتطبيق هذا البند وفق معايير واضحة وعادلة، مع مراعاة طبيعة كل حالة واحتياجات النشاط، وتوثيق المصروفات والموافقات المتعلقة بها بما يضمن سلامة استخدام موارد المؤسسة.
ويجوز لمجلس الأمناء وضع حدود مالية أو معايير إضافية لهذا البند بحسب حجم المجموعة ومواردها وطبيعة أنشطتها.